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05 novembre 2013

LEAN OFFICE – Ottimizzazione attività, tempi e risorse in ufficio

LEAN OFFICE – Ottimizzazione attività, tempi e risorse in ufficio

Quando si sente parlare di LEAN THINKING si tende ad associare queste due parole ad attività strettamente connesse alla trasformazione fisica dei prodotti perché si ritiene che la produzione sia sede per eccellenza degli sprechi, e dove si pensa sia più facile intervenire per ottimizzare processi e flussi.

Non è proprio così.

Certo, con la metodologia LEAN intervenire sui processi produttivi è più semplice e immediato e si possono ottenere risultati interessanti in tempi relativamente brevi se si applicano gli strumenti giusti al momento giusto.

Ma in qualsiasi impresa, produttiva e non, in cui è avviato un radicale processo di cambiamento che ha come obiettivo il creare valore per il cliente, diventa necessario il coinvolgimento e il supporto  di tutte le funzioni aziendali.

Che senso avrebbe ottimizzare tempi e flussi di produzione se non si interviene anche sulla burocrazia che fa parte del processo? Sarebbe come avere un cavallo da corsa zoppo!

 

La LEAN OFFICE massimizza la produttività riguardante le attività d’ufficio.

Oggi la burocrazia aziendale, che interessa principalmente le attività d’ufficio, rappresenta ben oltre il 60-70% della Lead Time di un prodotto, (Lead Time: tempo che passa tra il ricevimento dell’ordine e la spedizione del prodotto finito al cliente).

Pensate all’ufficio commerciale che riceve l’ordine e lo passa alla pianificazione o prima ancora all’ufficio tecnico per verificarne la fattibilità, in caso di fuori standard.

Pensate all’ufficio approvvigionamento o all’ufficio acquisti che devono procurarsi i materiali.

Pensate agli uffici di produzione, perché anche la produzione ha uffici dove passano documenti e informazioni, per poi arrivare all’ufficio spedizione passando magari attraverso la qualità, anch’essa foriera di attività burocratiche.

Ma all’interno di ogni singolo ufficio è presente una massiccia dose di sprechi, intesi come attività non a valore aggiunto per il cliente finale, esattamente come un processo produttivo; sprechi di impegni che non generano valore per il cliente e che gravano sul Lead Time del prodotto.

Pensiamo alla stampa di documenti in anticipo, alla creazione di file inutili che pochi o nessuno legge, ai documenti giacenti in attesa di approvazione magari da più enti diversi, agli accumuli, ai documenti sbagliati o alle registrazioni di fatture errate, ai file elettronici persi, agli eccessivi spostamenti per recuperare stampe, all’eccessivo utilizzo della posta elettronica anche per comunicare cose tranquillamente trasferibile a voce,  agli archivi non sempre ben organizzati, alle persone sottoutilizzate rispetto alle loro reali capacità …. e chi più ne ha più ne metta!

 

Ecco perché fare la LEAN OFFICE! Ecco perché bisogna cambiare l’approccio al metodo di lavoro.

 

Gli strumenti sono in sostanza gli stessi che si applicano ad un processo produttivo con gli opportuni accorgimenti (PDCA –Plan, Do, Check, Act) ma il concetto non cambia: una corretta mappatura del flusso di valore evidenziando il flusso attività-persone-informazioni, una riorganizzazione dell’ufficio eliminando il superfluo e cambiando il layout se necessario, il monitoraggio continuo di specifici indicatori (KPI  - Key Performance Indicator): ad esempio numero di documenti errati, i tempi di evasione o di rilascio di un prodotto, la chiusura di flussi di approvazione o valutazione di pratiche e molto altro.

 

La visualizzazione metodica dell’andamento, la creazione di Team Multifunzionali in cui tutte le esigenze/difficoltà di ogni ente siano esposte e condivise routinariamente affinché siano tempestivamente risolte.

In questo modo sarà possibile liberare tempo e risorse da dedicare a cose davvero importanti e che creano valore per l’azienda e per il cliente.

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