Qualifica dei fornitori: vigilanza e periodic review

L’industria bio/farmaceutica è una rete globale che unisce ricercatori, produttori e fornitori. Le aziende biofarmaceutiche, possono procurarsi API ed eccipienti da aziende a migliaia di chilometri di distanza. Questo aspetto globale del settore, naturalmente, crea una complessa catena di approvvigionamento che potrebbe lasciare i pazienti vulnerabili se non adeguatamente controllata.

Un esempio è stato l’impatto della scoperta di impurezze cancerogene da nitrosamine, tra cui N-nitrosodimetilammina (NDMA) e N-nitrosodietilammina (NDEA), trovate per la prima volta nei farmaci bloccanti del recettore dell’angiotensina II (ARB) per il trattamento della pressione alta e l’insufficienza cardiaca.

Ciò ha dimostrato come determinate problematiche derivanti da una materia prima influenzino la sicurezza dei pazienti e la catena di approvvigionamento, incentrando di conseguenza l’attenzione sull’importanza del controllo qualità come primo screening per la scelta di un fornitore.

In che modo le aziende produttrici scelgono e monitorano i fornitori per garantire che le sostanze che stanno acquistando siano adatte allo scopo?

È necessario ottenere informazioni dal fornitore sulla sua “storia” di conformità tramite un questionario, ottenere ed analizzare campioni di materia prima o materiale per determinare se le caratteristiche chimiche/chimico-fisiche corrispondono a quanto dichiarato dal fornitore e quindi confermarne la conformità e l’adeguatezza all’utilizzo per lo scopo previsto, eseguire audit in loco presso il sito di produzione e infine stipulare dei Quality and Technical Agreements. Se le materie prime soddisfano i requisiti prestabiliti, devono essere eseguite prove di produzione del prodotto finito ed infine testata la stabilità dei lotti.

Il fornitore può quindi essere inserito nell’elenco dei fornitori approvati.

Si procederà al monitoraggio periodico e alla qualifica dei fornitori, eseguito sulla raccolta dei dati ottenuti dalle analisi delle successive forniture di materia prima e con audit di sorveglianza e mantenimento.

Un punto fondamentale che bisogna tenere in considerazione durante la review periodica dei fornitori è quindi il certificato di analisi o CoA (Certificate of Analysis).

I certificati di analisi forniscono ai produttori informazioni dettagliate sulle materie prime, il sito di produzione, informazioni sui test eseguiti per il controllo qualità, le specifiche di accettabilità, il numero di lotto e altre informazioni specifiche.

Il modo migliore per garantire l’accuratezza del certificato è attraverso l’analisi completa della materia prima. È necessario eseguire un test completo di ogni nuova fornitura fino a quando non è stato completato un solido studio del fornitore, a quel punto si può provvedere a redigere un programma per l’esecuzione di un’analisi ridotta, la quale comprenderà sempre il test dell’identificazione della materia prima, con un esecuzione periodica di un’analisi completa.

Anche se la materia prima o materiale soddisfa le specifiche elencate nel certificato di conformità, questo parametro potrebbe non essere sufficiente a confermare la completa conformità della materia prima al fine del suo utilizzo, in quanto potrebbero essere presenti potenziali violazioni delle GMP presso il sito produttivo.

Per tale motivo risulta necessario l’audit in loco del fornitore. Ma con quale frequenza dovrebbe essere eseguita la qualifica dei fornitori?

Si può partire stabilendo una frequenza minima in base al tipo di materia prima, ma fondamentale è l’approccio basato sull’analisi del rischio.

Molti fattori devono essere presi in considerazione nel modello del Risk Assessment:

• il tipo e criticità della materia prima (API, eccipiente, sterile, non sterile, forma di dosaggio complessa);
• luogo in cui è situato il sito produttivo;
• i laboratori utilizzati per il controllo qualità del prodotto;
• le prestazioni passate del fornitore derivanti da audit precedenti;
• richiami da parte degli enti regolatori;
• qualità delle merci in entrata;
• cronologia dei reclami;
• l’importanza del prodotto in cui la materia prima deve essere inserita.

Questo piano permette di identificare le vulnerabilità del fornitore e aiutare a determinare la frequenza e le modalità degli audit. Il Quality Agreement dovrebbe riflettere il Risk Assessment e comprendere sempre una clausola che consenta l’audit senza preavviso per giusta causa.

Se un acquirente sospetta che un fornitore stia falsificando i risultati su un certificato di analisi, deve avviare immediatamente una verifica delle possibili cause, mantenendo in quarantena il materiale sospetto fino a quando non ne viene confermata la completa conformità alle GMP.

In conclusione, il mantenimento di una catena di approvvigionamento sicura è fondamentale nell’industria bio/farmaceutica.

L’efficacia e la sicurezza dei materiali utilizzati nei prodotti farmaceutici è della massima importanza ed è responsabilità del produttore garantire la qualità di tutte le materie prime utilizzate nei medicinali introdotti sul mercato.

Il produttore non dovrebbe prendere decisioni sui fornitori in base al prezzo o alla disponibilità, ma considerare sempre come priorità la qualità e la sicurezza.

E mai dimenticare una comunicazione efficacie!

Entrambe le parti, produttore e fornitore, devono essere disposte a comunicare e stabilire una relazione di fiducia reciproca costante in modo da poter prendere in considerazione e risolvere eventuali problematiche prima che si verifichi l’interruzione della catena di fornitura.

Krizia Ferrarese | Consultant

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