SOP. L’importanza delle Procedure Operative Standard

La standardizzazione è definita come un’attività che dà origine a soluzioni per l’applicazione ripetitiva a problemi in varie discipline.

In generale, l’attività costituisce il processo di definizione (determinazione, formulazione e rilascio) e di implementazione degli standard. Pertanto, gli standard sono il risultato perfetto di un’attività di standardizzazione e nel contesto dei sistemi di qualità sono costituiti da documenti di qualità o documenti relativi al sistema di qualità.

Elevati livelli di qualità sono importanti per raggiungere gli obiettivi di business dell’azienda. La qualità, fonte di vantaggio competitivo, deve rimanere un simbolo dei prodotti e dei servizi dell’Azienda. L’alta qualità non è un valore aggiuntivo, è un’importante necessità elementare.

Una procedura operativa standard (SOP), strumento fondamentale del sistema di qualità di un’azienda, è uno o più documenti che offre istruzioni esatte su come i dipendenti, i membri di un team o altri utenti in un’organizzazione o azienda devono completare un processo specifico.

Una SOP definisce i compiti e i ruoli necessari per ottenere un risultato, eliminando la dipendenza da una persona per sapere come completare un’attività o una serie di attività correlate.

Utilizzata correttamente, una SOP descrive in dettaglio l’attuazione di una politica aziendale.

Ciò comprende:

• Soddisfare i requisiti di standard interni e / o best practice del settore.
• Definire la politica, gli standard e le pratiche applicabili a una serie di azioni esplicite e dettagliate.
• Definire gli obiettivi e suddividerli in singole fasi per raggiungere tale obiettivo.
• Assegnare i ruoli responsabili dell’esecuzione di ogni passaggio.

È importante sottolineare che le SOP sono diverse dalle istruzioni di lavoro che invece contengono istruzioni specifiche utilizzando strumenti specifici. Una SOP descrive “cosa” deve essere fatto e le istruzioni di lavoro descrivono “come” deve essere fatto.

Quindi, quando e perché scrivere un SOP?

In generale, una SOP prende le politiche, gli obiettivi, le missioni e le visioni dell’organizzazione e le trasforma in azioni. La SOP fornisce una guida tangibile e reale per aiutare a mettere in atto politiche appropriate. Inoltre, aiuta a fornire coerenza nel modo in cui le attività devono essere eseguite.

Più specificatamente, ci sono una serie di vantaggi organizzativi offerti dalle SOP:

• Aiuta l’organizzazione a soddisfare gli standard di conformità.
• Semplifica e massimizza la produzione / output.
• Stabilisce degli standard di sicurezza.
• Supporta gli sforzi di formazione.
• Garantisce che le attività aziendali non abbiano impatti ambientali negativi.
• Previene i fallimenti organizzativi.

Inoltre, quando si scrivono delle SOP, si va a formare una libreria. Una singola SOP è utile alle persone direttamente coinvolte in una determinata attività, ma un intero corpo di SOP fornisce un contesto di alto livello e mostra come le attività siano correlate, offrendo molti vantaggi:

• Aiuta i lavoratori a definire e apprendere il proprio ruolo e le proprie responsabilità.
• Promuove risultati coerenti.
• Fornisce un passaggio chiave nell’implementazione e nella verifica delle politiche aziendali.

La SOP aiuterà i dipendenti ad adempiere alle proprie responsabilità e a comunicare cosa ci si aspetta da loro, introducendo il lettore agli altri gruppi e ruoli per comprendere meglio le loro azioni nel contesto più ampio dell’azienda.

Krizia Ferrarese | Senior Consultant

 

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